Blog 23: Wat een bezoekje Dauwpop te maken heeft met projectmanagement……

Als je altijd en overal je denken toch niet kan uitzetten en je overal van kunt en wilt leren, is zelfs een festival als Dauwpop een vijver vol leermomenten. Voorop gesteld: De muziek en sfeer waren super. Het weer, tegen alle verwachtingen in, stralend en dus waren alle ingrediënten aanwezig voor een prima festival. Met gezin en aanhang dus volop genoten.

Maar wat is nu de relatie met projectmanagement ? Als je ziet hoeveel mensen er op zo’n dag het festival bezoeken komt er de wereld aan te organiseren zaken voorbij. Artiesten, jazeker zonder artiesten geen festival. Maar hoe zorg je dat tig-duizend mensen komen? En hoe zorg je ervoor dat deze mensen op deze wel heel afgelegen plek van het festival aankomen ? De auto kunnen parkeren of de tent of camper op de camping kwijt kunnen. Hoe zorg je voor de veiligheid en hoe anticipeer je op onverwachte zaken zoals plotseling uitvallende artiesten of een storm.

Veel zaken te regelen dus. De catering, het financiële systeem, toiletten, beveiliging, inzet van vrijwilligers. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Het organiseren van zo’n festival is een enorme prestatie. In de voorbereiding voor alle vergunningen en contractuele afspraken, `de dag’ zelf alles in goede banen leiden. Na afloop alles afbreken en het festivalterrein weer terug brengen in de natuurlijke status. Dat vergt veel sturing en coördinatie.

Kortom een festival als dit vraag om een vorm van projectmanagement dat denk ik veel verder gaat dan menig hoog opgeleide of ander zogenaamde projectmanager (tenminste volgens het visite kaartje) aan kan. Natuurlijk, bij de vele evenementenbureaus zitten ook zware professionals die de draaiboeken klaar hebben en dit als een erkend vak hebben ontwikkeld. Alle lof daar voor. Wat mij betreft gaat dit namelijk wat verder als het projectmanagement rond de aanleg van een stuk asfalt of een school. Natuurlijk chargeer ik hier. Ook dit vraagt kennis, ervaring en expertise. Maar toch. Een evenement is een veel complexer samenspel van factoren. En je hebt maar 1 kans om het goed te doen: het festival zelf. Uitlopen op de planning is er niet bij, want een facebook-berichtje dat het verschoven is naar het volgende weekend werkt niet echt….

Natuurlijk zijn de grote festivals zoals gezegd in handen van professionele organisaties. Maar vergeet niet dat er toch heel veel vrijwilligerswerk bij komt kijken. Bij kleinere festivals is het vaak 100% vrijwilligerswerk. En toch, hoewel de schaal kleiner is, komen deze allemaal met dezelfde uitdagingen in aanraking als met de grotere festivals. En ook daar loopt het in bijna 100% van de gevallen helemaal goed.

Wat leert dat over projectmanagement. Heel veel wat mij betreft. Het organiseren van een complex samenspel van uiteenlopende zaken in goede banen leiden om op het juiste moment te pieken en in de nazorg fase te zorgen dat de nieuwe werkelijkheid even logisch was als die van voor de start van het project/festival. Da’s een kunst en wat mij betreft de essentie van projectmanagement. En wat de festivals leren, is dat dit vraagt om ervaring, expertise en bevlogenheid maar vooral ook de wil om samen te werken, kennis te delen en vooral ook logisch te denken en te redeneren. Alle mogelijk situaties doordenken die kunnen ontstaan (risicomanagement) en tot in de puntjes voorbereid op wat gaat komen. Dat is wat mij betreft dat wat ook projectmanagement moet zijn. Niet meer en niet minder. Daar kunnen hele theorieën voor worden opgetuigd en kaders voor worden gemaakt (zoals Pince2) maar als puntje bij paaltje komt is het niet meer en minder dan logisch nadenken, anticiperen, expertise, ervaring en samenwerken. Zo eenvoudig kan het zijn om iets complex voor elkaar te krijgen

Tot de volgende blog.

Met een vriendelijke groet en een fijne week toegewenst

Eric-Jan de Haan