Blog 6: Sneller Luisteren (=optimaal voorbereiden ?)

Sinds jaar en dag betrap ik me er telkens weer op dat ik snel praat. Ik merk dit zelf, maar vooral anderen maken me erop attent. Ik ben me daar volledig van bewust. Ook van het feit dat daardoor niet bij iedereen meteen de boodschap blijft hangen. Sneller luisteren is het devies, maar dat is natuurlijk niet voor iedereen weggelegd.

Mijn snelle manier van praten kan ik op 3 punten terug herleiden. Enthousiasme is een van de oorzaken. Een tweede: Met praten proberen het denken bij te houden. De derde: Maximaal benutten van alle tijd en ruimte houden voor andere zaken. Natuurlijk is het een mix van deze 3. De remedie, als ik die niet bij mezelf zoek, is natuurlijk weer: Sneller luisteren!.

Wat helpt bij sneller luisteren is het voorbereid zijn op de inhoud van het gesprek. Maar al te vaak merk ik, helaas, dat voorbereiding van onderwerpen nogal eens te wensen over laat. Voorbereiding is namelijk het halve werk van luisteren. Als je jezelf voorbereidt, kun je de ontvangen informatie ook in de context plaatsen. Dan heb je aan een half woord genoeg. Hoe vaak komt het niet voor dat bij de behandeling van een onderwerp aan een overlegtafel er achter komt dat (bijna) niemand echt de tijd heeft genomen om de stukken voor te bereiden. Dat meningen aan de overleg tafel op basis van input van anderen wordt vormgegeven. Dat niet de hele context wordt meegenomen maar toevallig dat wat aan de overlegtafel wordt ingebracht. Dat is niet alleen frustrerend voor diegene die alle energie in de voorbereiding heeft gestoken. Het is ook jammer dat daarmee soms verkeerde conclusies worden getrokken. Of, dat onderwerpen een veel langere doorlooptijd hebben dan noodzakelijk.

Een goede voorbereiding vraagt tijd. Het investeren in deze voorbereiding verdient zich naar mijn mening, ook supersnel terug. Een overleg kan daardoor, als de essentie wordt vastgehouden, van uren teruggebracht worden naar bijvoorbeeld een kwartier. De essentie vraagt in de regel niet om meer tijd. Uitweiden is vaak “ gezellig” en lijkt wel onderdeel van onze cultuur, maar efficiënt is het niet echt. Die gezelligheid kan ook anders worden ingevuld. En als het gaat om het vormen van een mening, dan richt je daar een overleg op in. Dan ga je daar anders mee om, dan met een overleg dat gericht is op besluiten. Weten welke vorm voor welk doeleinde nodig is, is hierbij cruciaal. Met vergadertechnieken kom je een eind (het alom bekende bij aanvang van een overleg vragen of er items zijn voor de rondvraag is hier een mooi voorbeeld van). Daarnaast zijn er nog vele andere zaken die een efficiënt overleg bevorderen. De rode draad zorgt ervoor dat voorbereide inbreng wordt beloond en al het andere wordt afgestraft. Als je deze lijn maar strak hanteert, dan zal er vanzelf een teneur ontstaan waarbij iedereen zich zal gaan voorbereiden. Dan veranderd langzaam de cultuur.

Cultuurveranderingen gaan langzaam. In de praktijk van alle dag kom ik aan de overlegtafel vaak tegen dat er bijna sprake is van een teleurstelling, als een overleg na 15 minuten al kan worden afgerond. Net of de duur van de vergadering maatgevend is voor het succes daarvan. Maar ook dat de duur ingegeven wordt door het opzoek zijn naar een sociaal samenzijn. Een vorm van gezelligheid. Het elkaar de ruimte geven. Een moment van relatieve rust. Allemaal waar wat mij betreft. En ook nog eens belangrijk: “Ruimte voor gedachtewisseling en sociale cohesie mogen zeker niet ontbreken en vormen ook een belangrijk aandeel in resultaten” . Maar deze zaken hoeven echt niet aan een overlegtafel. Creëer daarvoor andere momenten met een meer passende omgeving. Maak het daarbij mogelijk dat een ieder zijn eigen afwegingen kan maken om daar op bepaalde momenten al dan niet actief aan mee te kunnen en/of willen doen. Laat het een keuze zijn, en geen ongeschreven regel van onze overleg en presentatie cultuur.

3Reageren : Graag !

Groet

Eric-Jan de Haan