Blog 9: Prioriteiten & Planning : doe het met mate en neem vooral denktijd!

Als ZZP-er met meerdere ondernemingen, raadslid, gezin en ideeën te over, zal dit voor velen bekend zijn: Een dag is te kort en een week zit propvol. “Zolang alles maar energie geeft, is tijd nooit een issue”, zo denk ik maar. Jawel, natuurlijk vraagt het wel om keuzes. Niet alles kan tegelijkertijd en er moet vooral ruimte zijn om te denken en te reflecteren. Een goede en doordachte start maakt de uitvoering een stuk makkelijker en sneller.

En dat laatste ontbreekt nog wel eens. Gelukkig vertoef ik zelf de nodige uren per dag in de auto. Een ideale denkomgeving. Reistijd is daarmee een van mijn meest effectieve tijdsbestedingen op een dag. De hectiek achter je laten en die grijze massa daarboven op volle toeren aan het werk. Met de uitkomsten vervolgens snel aan de slag.

Natuurlijk is denken en reflecteren niet alles zaligmakend, maar te vaak toch gezien als een verlies aan tijd. Onzin dus wat mij betreft. Sterker nog. Ik denk dat er te weinig wordt gedacht. Teveel regeert de waan van alle dag. Het behalen van planningen en het nakomen van afspraken. Allemaal okay natuurlijk, maar toch mag denken niet het onderspit delven.

Als je zoals ik in een mix zit van een eigen onderneming en vanuit daar in je werk ook nog eens bij een groot aantal opdrachtgevers deadlines moet halen, dan is tijd een kostbaar item. Eigenlijk is het stellen van prioriteiten dan ook niet mogelijk. Als professional hebben opdrachtgevers terecht het vertrouwen dat je hun vragen en verwachtingen binnen de gestelde termijnen nakomt. Kortom alles heeft dan een zelfde prioriteit. Dat vraagt om flexibiliteit en snelheid. En om dat goed te kunnen invullen: Jawel daar hebben we de denktijd dan weer voor nodig.

Prioriteiten en planning. Ook deze gaan hand in hand. Met een diversiteit aan taken en opdrachtgevers is het niet altijd even makkelijk. Ik hou er zelf niet van om te zeggen: volgende week ben ik er weer. Een opdrachtgever (en daar reken ik mijn gezin en de gemeenteraad voor het gemak ook maar even toe) heeft het recht op een snelle respons, tijd en aandacht. En dat is dus echt niet altijd te plannen. Daarbij komt dat het werk zich ook niet laat vatten in strakke kaders. Het is geen productieproces. Nee het zijn processen die van binnen en van buiten worden beïnvloed. Waar op elk moment weer wijzigingen in optreden die vragen om sturing en net een andere aanpak of verwoording. En jawel, ook om dit in goede banen te leiden is het nadenken over de consequenties van wijzigingen de enige oplossing.

Plannen is dan ook vooral het inbakken van de noodzakelijke flexibiliteit. Eigenlijk, heel zwart wit, bestaat de beste planning alleen uit een startpunt, beslismomenten en de finish. Met ervaringen gevoed en rekening houdend met het grillige verloop tussen startpunt en finish. Overigens met de wetenschap dat er zich vaak ook nog eens accentverschuivingen van het einddoel zullen voordoen. Want ook het einddoel verandert gedurende het proces nog wel eens. Met denken kun je zaken voor zijn. Anticiperen op wat gaat komen en klaar zijn voor het onverwachtse.

Kortom: het belangrijkste maar vaak ook meest onderschatte item in het werk is tijd nemen om te denken. Daarmee is denk ik meer dan 75% van het werk al gedaan. Voor mij helpt het in ieder geval super. Tijd voor denken maakt het mogelijk de dagen en weken in het jaar voor alles en iedereen maximaal te benutten. Zaken naast elkaar te doen die afzonderlijk en zonder denken alleen al voor een volle dag zouden zorgen. En oh ja, ook niet onbelangrijk. Verzand bij het denken niet in de details maar houdt de hoofdlijn ook in gedachten scherp in de gaten!

Tot de volgende blog.

Met een vriendelijke groet en een fijne week toegewenst

Eric-Jan de Haan